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Institutionen leiten das Handeln von Menschen, beschränken die Willkür (den Kürwillen) des individuellen Handelns, definieren den gemeinsamen Handlungsrahmen und mit ihm verbundene Verpflichtungen. Zu diesem Regelset bilden sich zugehörige Legitimierungsstrategien und Sanktionsmechanismen heraus. Damit üben Institutionen eine entlastende Funktion aus, indem sie eine kollektiv organisierte Bedürfnisbefriedigung sicherstellen und den einzelnen von elementaren Vollzügen freisetzen. Andererseits schützen sie die Gesellschaft vor individuell willkürlichen und chaotisch gegeneinander laufenden Handlungen und überführen sie in gesellschaftlich wohlgeordnete Abläufe.
Nach dem "Philosophischen Anthropologen" Gehlen ersetzen Institutionen dem Menschen, was dem Tier als "Instinkt" verfügbar ist; Dieter Claessens hat dies kritisiert und differenziert (Konzept der "Instinktstümpfe"). Sie sind nach Gehlen notwendigerweise undurchschaubar und entfremdet, bieten aber damit die Möglichkeit für eine "höhere" Freiheit des Handelns.
Instutionen regeln für das Individuum und die Gesellschaft elementare Bereiche wie: Reproduktion (Familie, Verwandtschaft), Erziehung, Bildung und Ausbildung, Nahrungsbeschaffung, Warenproduktion und Verteilung (Wirtschaft) und die Aufrechterhaltung einer gesellschaftlichen Ordnung (Recht, Politik), sowie der Kultur (siehe Bernhard Schäfers 1995 S. 134-137). Sie sind "bewährte Problemlösungen" für den Alltag - welche man sich auch als Komplex von Handlungs- und Beziehungsmustern vorstellen kann. Institutionen können ihr Abbild in Organisationen finden, sind aber davon deutlich zu unterscheiden. Während Institutionen handlungsleitende Regeln zur Verfügung stellen, definieren Organisationen formell Ziele, Mitgliedschaft und Organisationsabläufe.
Totale Institutionen wie Gefängnisse, Psychiatrische Anstalten, Schiffsbesatzungen oder Klöster kontrollieren alle Lebensäußerungen ihrer Mitglieder, können also den Freiraum des Individuums überaus stark einschränken und soziale Entwicklung verhindern. Sie weisen folgende Merkmale auf (nach Goffman):
Die jüngere Soziologie vermied es gern, komplexe Sachverhalte wie "Familie" oder "Bundestag" als "Institution" zu bezeichnen, da sie sowohl Aspekte der Institution als auch der Organisation umfassen und organisationssoziologisch weniger Grundlagenprobleme aufzuwerfen scheinen. (Die "Institution der Ehe" ist derart genommen eine Organisation, deren Mitglieder die jeweilige Ehefrau und der jeweilige Ehemann sind.) Jedoch hat 2003 Michael Wildt den "Institutions"-Begriff wieder aufgenommen, um das Reichssicherheitshauptamt in der Zeit des Nationalsozialismus zu erklären.
Beispiele sind jegliche Regeln und Normen, Verfassung, Kartellrecht, Strafrecht, Verträge (allgemein), StVO, DIN-/ISO Norm, Unternehmensleitsätze, Landessprache, Benimmregeln, Sitten & Bräuche. Auf die oft mit parallelen sozialen Prozessen befasste soziologische Debatte zum Ritual ist zu verweisen.
Der soziologische Begriff der "Institution" wird volkswirtschaftlich in der "Neuen Institutionenökonomik" für die Erklärung der Bildung von Unternehmen und Unternehmensgrenzen verwendet - oft aus Unzufriedenheit mit dem dort (und in der Betriebswirtschaftslehre) vielfach entfalteten "Organisations"-Begriff.
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